Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez Portal jest OLPO Sp. z o.o., Polska ("OLPO", "my"). W sprawach ochrony danych skontaktuj się z opiekunem handlowym OLPO lub adresem podanym na olpo.pl.

Przetwarzamy: dane konta (imię i nazwisko, e-mail, rola, preferencje językowe); dane firmy (nazwa, NIP, adresy rozliczeniowe i dostawy, osoby kontaktowe); dane użytkowania i audytu (logowania, akceptacje, przesłane pliki, zmiany statusów); dane komunikacji (e-maile wysyłane przez Portal, preferencje przypomnień); oraz dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, niezbędne pliki cookie sesji).

Przetwarzamy dane w celu świadczenia i zabezpieczenia Portalu, obsługi wycen i zamówień, wysyłki wiadomości transakcyjnych i przypomnień, spełnienia obowiązków prawnych oraz ulepszania usług.

Podstawy prawne obejmują: wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); prawnie uzasadniony interes, np. bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f); zgodę, gdy jest wymagana, np. marketing opcjonalny (art. 6 ust. 1 lit. a); oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c).

Dane mogą być udostępniane upoważnionym pracownikom OLPO oraz podwykonawcom zapewniającym hosting (Supabase), dostarczanie e-maili (Resend lub równoważny serwis) i generowanie PDF — na podstawie umów powierzenia przetwarzania, gdy jest to wymagane.

Dane są przechowywane głównie w UE/EOG. W przypadku przekazania poza EOG stosujemy odpowiednie zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne).

Dane konta i związane z zamówieniami przechowujemy przez czas trwania relacji biznesowej, a następnie przez okres wymagany dla celów księgowych, podatkowych i dochodzenia roszczeń (zwykle do 5–10 lat w zależności od typu dokumentu).

Logi audytu i rekordy bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez krótszy okres, zgodny z potrzebami bezpieczeństwa. Tokeny zaproszeń i wygasłe sesje są usuwane lub anonimizowane, gdy nie są już potrzebne.

Na mocy RODO mają Państwo prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, mogą Państwo ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Mogą Państwo złożyć skargę do Prezesa UODO. Na wnioski dotyczące praw odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca.

Portal używa wyłącznie niezbędnych plików cookie do uwierzytelniania i zarządzania sesją. Nie stosujemy reklamowych plików cookie osób trzecich.

Stosujemy kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, zabezpieczenia na poziomie wierszy w bazie danych oraz uprawnienia oparte na rolach w celu ochrony danych.

Polityka prywatności może być aktualizowana, gdy zmieniają się nasze działania przetwarzania lub wymogi prawne. Data "Ostatnia aktualizacja" u góry strony wskazuje bieżącą wersję.

Istotne zmiany dotyczące istniejących klientów będą komunikowane przez Portal lub e-mail, gdy będzie to właściwe.